Когда PDF слишком велик для письма

Сообщение о том, что вложение слишком велико, — одна из последних по-настоящему запутанных ошибок повседневной работы за компьютером, потому что число в ошибке редко совпадает с тем, что рекламирует ваш почтовый сервис, и потому что останавливающий вас лимит зачастую вовсе не ваш. Почти все случаи объясняются двумя механизмами. Первый: вложения перед отправкой кодируются в текст, и это кодирование добавляет примерно треть к размеру, так что вложение в 20 МБ уходит из вашей папки исходящих примерно как 27 МБ. Второй: лимит применяют оба конца, и побеждает меньший — корпоративный сервер с потолком в 10 МБ отклонит файл, который ваш собственный сервис принял с удовольствием. Любой ваш план должен исходить из того, что действующий потолок заметно ниже заявленного.

Цифры, которые действуют на самом деле

Gmail заявляет 25 МБ, и из-за кодирования реальный предел для файла на диске ближе к 18 МБ; выше он предлагает ссылку на облако вместо вложения. Outlook и Microsoft 365 начинают с 20 МБ для внешней почты, хотя администраторы регулярно снижают эту величину, а некоторые ставят 10 МБ. Корпоративные установки Exchange очень часто останавливаются на 10 МБ. Многие старые или собственные серверы до сих пор используют 10 МБ, а отдельные университетские и государственные системы — 5 МБ. Практическое число для планирования, если настройка получателя неизвестна, — 10 МБ: файл меньше проходит практически везде, а файл между 10 и 18 МБ — это подбрасывание монеты, которое решает невидимый вам сервер. Отсюда же и знакомая картина: файл спокойно уходит коллеге и через час отскакивает у человека из другой компании.

Сначала сожмите, обычно этого хватает

Если в PDF есть сканы или фотографии, сжатие — это весь ответ целиком. Измеренный нами отсканированный документ на двенадцать страниц уменьшился с 17,69 МБ до 1,49 МБ, а презентация на семь страниц — с 6,55 МБ до 1,87 МБ; оба спокойно укладываются под все перечисленные лимиты и оба прекрасно читаются на экране. Сделайте это прежде, чем думать о чём-то более сложном: так документ останется единственным вложением, которое просто ложится в почтовый ящик получателя, а не ссылкой, по которой нужно щёлкнуть, войти в учётную запись и не забыть скачать до истечения срока. Перед отправкой посмотрите результат при полном увеличении на самой насыщенной странице: если самый мелкий текст читается чисто, вы закончили.

Когда сжатия недостаточно

Некоторые файлы сопротивляются. Текстовый документ на триста страниц велик потому, что он длинный, а не потому, что расточительный, и сжатие его почти не тронет. Технический чертёж или макет почти целиком состоит из векторной геометрии, а она и так компактна. Для таких случаев честный шаг — разделить: отправьте главы или отправьте раздел, который получателю действительно нужен, а остальное предложите по запросу. Получатели обычно это и предпочитают: три вложения по 4 МБ удобнее одного на 12 МБ, и никому не нужно всё руководство, если спрашивали про четвёртый раздел. Если документ обязан прийти целиком и уменьшить его нельзя, общая ссылка — правильный инструмент, а не костыль.

Ссылки и два их способа подвести

Ссылки на облачное хранилище решают вопрос размера и приносят два своих. Первый — права доступа: ссылка, открытая «всем в моей организации», для внешнего получателя невидима, и это самая частая причина, по которой общий файл не открывается. Проверьте её, открыв в приватном окне, — это самое быстрое приближение к тому, чтобы побыть кем-то другим. Второй — долговечность. Ссылки истекают, папки переустраивают, учётные записи закрывают, поэтому ссылка — плохой способ передать то, что должно существовать через год: договор, счёт, отчёт, на который потом сошлются. Для такого сделайте файл достаточно маленьким, чтобы приложить, — вложение лежит в ящике получателя и не зависит от того, существует ли ещё ваша учётная запись.

Чего делать не стоит

Переименовать .pdf в .txt, чтобы проскочить фильтр, размер не изменит и будет замечено; положить файл в архив с паролем, чтобы обойти проверку, ещё хуже: многие корпоративные шлюзы отправляют зашифрованные архивы в карантин именно потому, что этим приёмом пользуются вредоносные программы, — теперь ваш файл и большой, и подозрительный. Разбить его на многотомный архив значит заставить получателя собирать обратно, и всё сорвётся, если одну часть удалят. А отправить тот же файл в 20 МБ пятнадцати людям — значит умножить его на сервере в пятнадцать раз; так квота почтового ящика исчезает за один день. Ничего умного в этом нет; это и есть причины, по которым отделы информационных технологий не доверяют вложениям.

Выбирайте лёгкий файл у источника

Большую часть этого можно предотвратить заранее. Экспортируя из графического или офисного приложения, ищите пресет для экрана или для веба вместо типографского качества: разница часто пятикратная, а типографский профиль существует для типографии, а не для почтового ящика. Сканируя свои документы, берите 200 или 300 точек в градациях серого вместо 600 точек в цвете. Собирая презентацию, помните, что одна вставленная фотография с телефона может принести двенадцать мегапикселей на слайд, который показывает её шириной в пять сантиметров. Файл, который никогда не раздувался, не нуждается в спасении, а настройки, которые это предотвращают, в момент экспорта не стоят ничего.

Решение в четыре шага

Сравните размер с ориентиром в десять мегабайтов. Если он превышен, а в документе есть сканы или изображения, сожмите и посмотрите снова. Если всё ещё превышен, спросите себя, нужен ли получателю весь документ, и разделите, если нет. Только после этого беритесь за ссылку, а взявшись — проверьте права доступа не из своей учётной записи и напишите в письме, когда ссылка истечёт. В таком порядке большинство слишком тяжёлых вложений решается на первых двух шагах, и получатель получает файл, а не задачу.