Quando um PDF não cabe no e-mail

O aviso de que um anexo é grande demais é um dos últimos erros realmente confusos da informática cotidiana, porque o número do erro raramente bate com o que o seu provedor anuncia e porque o limite que te barra muitas vezes nem é o seu. Dois mecanismos explicam quase todos os casos. Primeiro: anexos são codificados como texto antes de viajar, e essa codificação acrescenta cerca de um terço ao tamanho, então um anexo de 20 MB sai da sua caixa como uns 27 MB. Segundo: o limite é aplicado nas duas pontas, e o menor vence — um servidor corporativo limitado a 10 MB vai recusar um arquivo que o seu próprio provedor aceitou numa boa. Qualquer plano deve supor que o teto efetivo está bem abaixo do anunciado.

Os números que valem de verdade

O Gmail anuncia 25 MB e, por causa da codificação, o limite real para o arquivo em disco fica mais perto de 18 MB; acima disso ele oferece um link do Drive em vez de anexo. Outlook e Microsoft 365 começam em 20 MB para correio externo, embora administradores baixem isso rotineiramente e alguns fiquem em 10 MB. Instalações corporativas de Exchange param muito comumente em 10 MB. Muitos servidores antigos ou hospedados pela própria empresa ainda usam 10 MB, e alguns sistemas universitários e públicos usam 5 MB. O número prático de planejamento, se você não conhece a configuração do destinatário, é 10 MB: um arquivo abaixo disso passa praticamente em todo lugar, e um entre 10 e 18 MB é cara ou coroa decidida por um servidor que você não vê. É também por isso que um arquivo vai sem problema para um colega e volta uma hora depois para alguém de outra empresa.

Comprima primeiro, porque normalmente resolve

Se o PDF contém digitalizações ou fotografias, a compressão é a resposta inteira, e nem é perto. Um documento digitalizado de doze páginas que medimos foi de 17,69 MB para 1,49 MB, e uma apresentação de sete páginas de 6,55 MB para 1,87 MB — os dois confortavelmente abaixo de todos os limites citados e os dois perfeitamente legíveis na tela. Faça isso antes de pensar em qualquer coisa mais elaborada, porque mantém o documento como um único anexo que chega na caixa do destinatário, e não como um link que ele precisa clicar, fazer login e lembrar de baixar antes de expirar. Confira o resultado em zoom total na página mais carregada antes de enviar, e se o texto menor continuar limpo, acabou.

Quando a compressão não basta

Alguns arquivos resistem. Um documento de texto de trezentas páginas é grande porque é longo, não porque é desperdiçado, e a compressão mal vai tocá-lo. Um desenho técnico ou uma prova de design é quase toda geometria vetorial, que já é compacta. Para esses, o passo honesto é dividir: mande capítulos, ou mande a seção de que o destinatário realmente precisa e ofereça o resto se pedirem. Os destinatários costumam preferir assim — três anexos de 4 MB são mais fáceis de lidar do que um de 12 MB, e ninguém quer o manual inteiro quando perguntou sobre a seção quatro. Se o documento precisa chegar inteiro e não pode encolher, um link compartilhado é a ferramenta certa, não um jeitinho.

Links e seus dois modos de falhar

Links de armazenamento em nuvem resolvem o problema de tamanho e trazem dois próprios. O primeiro são as permissões: um link compartilhado como "qualquer pessoa da minha organização" é invisível para um destinatário externo, e essa é a razão mais comum de um arquivo compartilhado não abrir. Teste abrindo o link numa janela anônima, que é a aproximação rápida mais próxima de ser outra pessoa. O segundo é a durabilidade. Links expiram, pastas são reorganizadas e contas são encerradas, então link é um jeito ruim de entregar algo que precisa existir daqui a um ano — um contrato, uma nota fiscal, um relatório que será citado depois. Para esses, deixe o arquivo pequeno o bastante para anexar, porque um anexo fica na caixa do destinatário e não depende de a sua conta continuar existindo.

O que não fazer

Renomear um .pdf para .txt para passar por um filtro não muda o tamanho e vai ser pego; colocar o arquivo num compactado com senha para escapar de um antivírus é pior: muitos gateways corporativos põem compactados criptografados em quarentena justamente porque malware usa esse truque, então seu arquivo agora é grande e suspeito. Dividir em volumes de arquivo compactado obriga o destinatário a remontar e falha se alguma parte for removida. E mandar o mesmo arquivo de 20 MB para quinze pessoas multiplica por quinze no servidor, que é como uma cota de caixa postal some numa tarde. Nada disso é esperto; são as razões pelas quais departamentos de TI desconfiam de anexos.

Escolha o arquivo pequeno na origem

Boa parte disso é evitável antes. Ao exportar de um aplicativo de design ou de escritório, procure uma predefinição de tela ou web em vez de qualidade de impressão — a diferença costuma ser de cinco vezes, e o perfil de impressão existe para uma gráfica, não para uma caixa de entrada. Ao digitalizar seus próprios documentos, use 200 ou 300 dpi em tons de cinza em vez de 600 dpi colorido. Ao montar uma apresentação, lembre que uma única foto de celular colada pode levar doze megapixels para um slide que a mostra com cinco centímetros de largura. Um arquivo que nunca inchou não precisa de resgate, e os ajustes que evitam isso não custam nada no momento da exportação.

Uma decisão em quatro passos

Compare o tamanho com o número de planejamento de dez megabytes. Se passar e o documento tiver digitalizações ou imagens, comprima e confira de novo. Se ainda passar, pergunte se o destinatário precisa de tudo e divida se não precisar. Só então recorra a um link e, se recorrer, verifique as permissões de fora da sua própria conta e diga na mensagem quando o link expira. Nessa ordem, a maioria dos anexos grandes demais se resolve nos dois primeiros passos, e o destinatário recebe um arquivo em vez de uma tarefa.