Wenn ein PDF zu groß für die E-Mail ist

Die Meldung, ein Anhang sei zu groß, ist einer der letzten wirklich verwirrenden Fehler des Computeralltags, weil die Zahl in der Meldung selten zu der passt, die Ihr Anbieter bewirbt, und weil die Grenze, an der Sie scheitern, oft gar nicht Ihre eigene ist. Zwei Mechanismen erklären fast alle Fälle. Erstens: Anhänge werden vor dem Versand in Text kodiert, und diese Kodierung schlägt rund ein Drittel auf die Größe auf; ein 20-MB-Anhang verlässt Ihren Postausgang also mit etwa 27 MB. Zweitens: Die Grenze setzen beide Enden durch, und die kleinere gewinnt — ein Firmenserver mit 10-MB-Limit weist eine Datei zurück, die Ihr eigener Anbieter bereitwillig angenommen hat. Alles, was Sie planen, sollte davon ausgehen, dass die tatsächliche Obergrenze deutlich unter der beworbenen liegt.

Die Zahlen, die wirklich gelten

Gmail bewirbt 25 MB, und wegen der Kodierung liegt die reale Grenze für die Datei auf der Festplatte eher bei 18 MB; darüber bietet es einen Drive-Link statt eines Anhangs an. Outlook und Microsoft 365 starten für externe Post bei 20 MB, doch Administratoren senken das routinemäßig, manche auf 10 MB. Firmeninstallationen von Exchange bleiben sehr häufig bei 10 MB. Viele ältere oder selbst betriebene Server nutzen weiterhin 10 MB, und einige Hochschul- und Behördensysteme 5 MB. Die praktische Planungszahl lautet, wenn Sie die Konfiguration der Gegenseite nicht kennen, 10 MB: Eine Datei darunter kommt praktisch überall durch, und eine zwischen 10 und 18 MB ist ein Münzwurf, über den ein Server entscheidet, den Sie nicht sehen. Das erklärt auch, warum eine Datei problemlos an eine Kollegin geht und eine Stunde später bei jemandem in einem anderen Unternehmen abprallt.

Zuerst komprimieren, das genügt meistens

Enthält das PDF Scans oder Fotografien, ist Komprimierung die ganze Antwort, und zwar mit Abstand. Ein von uns gemessenes zwölfseitiges Scan-Dokument ging von 17,69 MB auf 1,49 MB, eine siebenseitige Präsentation von 6,55 MB auf 1,87 MB — beide bequem unter allen genannten Grenzen und beide am Bildschirm einwandfrei lesbar. Tun Sie das, bevor Sie an aufwendigere Wege denken, denn so bleibt das Dokument ein einzelner Anhang, der im Posteingang landet, statt ein Link, den man anklicken, sich anmelden und vor Ablauf herunterladen muss. Prüfen Sie das Ergebnis vor dem Senden bei voller Vergrößerung auf der vollsten Seite; ist der kleinste Text noch sauber lesbar, sind Sie fertig.

Wenn Komprimieren nicht reicht

Manche Dateien wehren sich. Ein dreihundertseitiges Textdokument ist groß, weil es lang ist, nicht weil es verschwenderisch wäre, und Komprimierung wird es kaum anrühren. Eine technische Zeichnung oder ein Layoutandruck besteht fast nur aus Vektorgeometrie, die ohnehin kompakt ist. Hier ist der ehrliche Schritt das Aufteilen: Schicken Sie Kapitel, oder schicken Sie den Abschnitt, den die Empfängerin wirklich braucht, und bieten Sie den Rest auf Nachfrage an. Empfänger bevorzugen das meist ohnehin — drei Anhänge zu 4 MB lassen sich besser handhaben als einer mit 12 MB, und niemand will das ganze Handbuch, wenn er nach Abschnitt vier gefragt hat. Muss das Dokument vollständig ankommen und kann nicht schrumpfen, ist ein geteilter Link das richtige Werkzeug und kein Notbehelf.

Links und ihre zwei Fehlerarten

Links auf Cloud-Speicher lösen das Größenproblem und bringen zwei eigene mit. Das erste sind Berechtigungen: Ein Link, der für „alle in meiner Organisation“ freigegeben ist, ist für Externe unsichtbar, und das ist der häufigste Grund, warum eine geteilte Datei nicht aufgeht. Testen Sie ihn, indem Sie den Link in einem privaten Fenster öffnen — die schnellste Annäherung daran, jemand anderes zu sein. Das zweite ist die Haltbarkeit. Links laufen ab, Ordner werden umgeräumt, Konten geschlossen; ein Link ist also ein schlechter Weg, um etwas zu übergeben, das in einem Jahr noch existieren muss — einen Vertrag, eine Rechnung, einen Bericht, auf den man sich später beruft. Machen Sie die Datei dafür klein genug zum Anhängen, denn ein Anhang liegt im Postfach der Empfängerin und hängt nicht davon ab, dass Ihr Konto weiter besteht.

Was man nicht tun sollte

Eine .pdf-Datei in .txt umzubenennen, um an einem Filter vorbeizukommen, ändert die Größe nicht und fliegt auf; sie in ein passwortgeschütztes Archiv zu packen, um einen Virenscanner zu umgehen, ist schlimmer: Viele Firmen-Gateways stellen verschlüsselte Archive genau deshalb unter Quarantäne, weil Schadsoftware diesen Trick nutzt — Ihre Datei ist damit groß und verdächtig zugleich. Sie in mehrbändige Archive zu zerlegen zwingt die Empfängerin zum Zusammensetzen und scheitert, wenn ein Teil entfernt wird. Und dieselbe 20-MB-Datei an fünfzehn Personen zu schicken vervielfacht sie auf dem Server um das Fünfzehnfache, so verschwindet ein Postfachkontingent an einem Nachmittag. Nichts davon ist clever; das sind die Gründe, warum IT-Abteilungen Anhängen misstrauen.

Wählen Sie die kleine Datei schon an der Quelle

Vieles davon lässt sich vorher vermeiden. Suchen Sie beim Export aus einem Gestaltungs- oder Officeprogramm nach einer Bildschirm- oder Web-Voreinstellung statt Druckqualität — der Unterschied ist oft der Faktor fünf, und das Druckprofil existiert für eine Druckerei, nicht für ein Postfach. Scannen Sie eigene Dokumente mit 200 oder 300 dpi in Graustufen statt mit 600 dpi in Farbe. Und denken Sie beim Bau einer Präsentation daran, dass ein einziges eingefügtes Handyfoto zwölf Megapixel auf eine Folie bringt, die es fünf Zentimeter breit zeigt. Eine Datei, die nie aufgebläht wurde, muss nicht gerettet werden, und die Einstellungen, die das verhindern, kosten im Moment des Exports nichts.

Eine Entscheidung in vier Schritten

Vergleichen Sie die Größe mit der Zehn-Megabyte-Planungszahl. Liegt sie darüber und enthält das Dokument Scans oder Bilder, komprimieren Sie und schauen erneut. Liegt sie immer noch darüber, fragen Sie, ob die Empfängerin alles braucht, und teilen Sie auf, wenn nicht. Erst dann greifen Sie zu einem Link, und wenn Sie das tun, prüfen Sie die Berechtigungen von außerhalb Ihres Kontos und schreiben in die Nachricht, wann der Link abläuft. In dieser Reihenfolge lösen sich die meisten zu großen Anhänge schon in den ersten zwei Schritten, und die Empfängerin bekommt eine Datei statt einer Aufgabe.