حين يكون ملف PDF أكبر من أن يُرسل بالبريد

رسالة «المرفق أكبر من اللازم» من آخر الأخطاء المحيّرة فعلاً في العمل اليومي على الحاسوب، لأن الرقم في رسالة الخطأ نادراً ما يطابق ما تعلنه خدمة بريدك، ولأن الحدّ الذي أوقفك ليس حدّك أنت في كثير من الأحيان. آليتان تفسّران معظم الحالات. الأولى أن المرفقات تُرمَّز إلى نص قبل أن تسافر، وهذا الترميز يضيف نحو الثلث إلى الحجم، فمرفق بعشرين ميجابايت يغادر صندوق الصادر بنحو سبعة وعشرين. والثانية أن الحدّ يفرضه الطرفان معاً ويفوز الأصغر: خادم مؤسسي سقفه عشرة ميجابايت سيرفض ملفاً قبِلته خدمتك بلا اعتراض. وأي خطة تضعها ينبغي أن تفترض أن السقف الفعلي أدنى بكثير من المعلن.

الأرقام التي تسري فعلاً

يعلن بريد جوجل خمسة وعشرين ميجابايت، ومع الترميز يقترب الحدّ الحقيقي للملف على القرص من ثمانية عشر؛ وفوق ذلك يعرض رابطاً على خدمة التخزين بدل المرفق. ويبدأ بريد مايكروسوفت من عشرين ميجابايت للمراسلات الخارجية، غير أن المسؤولين يخفّضون هذا الرقم روتينياً وبعضهم ينزل به إلى عشرة. وخوادم المؤسسات كثيراً ما تتوقف عند عشرة ميجابايت. وما زالت خوادم قديمة أو مستضافة ذاتياً تستعمل عشرة، وبعض أنظمة الجامعات والجهات الحكومية تستعمل خمسة. والرقم العملي للتخطيط، إن كنت تجهل إعدادات المستلم، هو عشرة ميجابايت: ما دونها يمرّ في كل مكان تقريباً، وما بين عشرة وثمانية عشر رمي عملة يحسمه خادم لا تراه. وهذا يفسّر أيضاً أن يذهب الملف إلى زميل بلا مشكلة ويرتدّ بعد ساعة عند شخص في شركة أخرى.

اضغط أولاً، فذلك يكفي غالباً

إن كان ملف PDF يحوي صوراً ممسوحة أو فوتوغرافية فالضغط هو الجواب كله. مستند ممسوح من اثنتي عشرة صفحة قِسناه نزل من 17,69 ميجابايت إلى 1,49، وعرض تقديمي من سبع صفحات نزل من 6,55 إلى 1,87؛ وكلاهما تحت كل الحدود المذكورة بمسافة مريحة، وكلاهما مقروء تماماً على الشاشة. افعل ذلك قبل التفكير في أي حل أكثر تعقيداً، لأنه يُبقي المستند مرفقاً واحداً يصل إلى صندوق المستلم، لا رابطاً عليه أن ينقره ويسجّل الدخول ويتذكّر تنزيله قبل انتهاء صلاحيته. وقبل الإرسال انظر إلى الناتج بتكبير كامل في أكثر الصفحات ازدحاماً؛ فإن بقي أصغر نص مقروءاً نظيفاً فقد انتهيت.

حين لا يكفي الضغط

بعض الملفات تقاوم. مستند نصي من ثلاثمئة صفحة كبير لأنه طويل لا لأنه مسرف، والضغط لن يمسّه إلا بالكاد. ورسم هندسي أو تجربة طباعة يتكوّن كله تقريباً من أشكال متجهية، وهي مضغوطة أصلاً. ولهذه الحالات فالخطوة الأمينة هي التقسيم: أرسل الفصول، أو أرسل القسم الذي يحتاجه المستلم فعلاً واعرض الباقي عند الطلب. والمستلمون يفضّلون ذلك عادةً: ثلاثة مرفقات بأربعة ميجابايت أيسر من مرفق باثني عشر، ولا أحد يريد الدليل كاملاً وقد سأل عن القسم الرابع. وإن كان لا بدّ أن يصل المستند كاملاً وتعذّر تصغيره فالرابط المشترك هو الأداة الصحيحة لا حيلة التفافية.

الروابط وطريقتا فشلها

روابط التخزين السحابي تحلّ مشكلة الحجم وتجلب مشكلتين خاصتين بها. الأولى الأذونات: رابط مشارَك مع «كل من في مؤسستي» غير مرئي لمستلم خارجي، وهذا أشيع سبب لعدم فتح ملف مشارَك. اختبره بفتح الرابط في نافذة تصفّح خاص، فهي أسرع تقريب لأن تكون شخصاً آخر. والثانية الديمومة: الروابط تنتهي صلاحيتها، والمجلدات يُعاد ترتيبها، والحسابات تُغلق؛ فالرابط طريقة رديئة لتسليم ما يجب أن يبقى موجوداً بعد سنة، كعقد أو فاتورة أو تقرير سيُشار إليه لاحقاً. ولهذه أنزِل حجم الملف حتى يمكن إرفاقه، فالمرفق يبقى في صندوق المستلم ولا يعتمد على استمرار حسابك.

الحجم ليس المشكلة الوحيدة

يستحق أن تنتبه إلى أن حدّ الحجم ليس العقبة الوحيدة أمام مرفق. فبعض البوابات ترفض أنواع ملفات بعينها بصرف النظر عن حجمها، وبعضها يفحص المرفقات فحصاً يستغرق وقتاً فيبدو الإرسال متوقّفاً وهو ليس كذلك، وبعضها يعيد تسمية الملف أو يجرّده من خصائصه. كذلك فإن عدد المرفقات نفسه قد يكون محدوداً حتى لو كان مجموعها صغيراً. ولهذا فإن أفضل عادة عند إرسال مستند مهم إلى جهة لا تعرف إعداداتها هي إرسال ملف واحد صغير باسم واضح، وذكر عدد الصفحات في نصّ الرسالة، وطلب تأكيد الاستلام. هذه الدقيقة الإضافية تكشف المشكلة في يومها بدل أن تكتشف بعد أسبوع أن المستند لم يصل أصلاً.

ما لا ينبغي فعله

تغيير امتداد الملف للتسلّل من مرشّح لا يغيّر الحجم وسيُكتشف؛ ووضع الملف في أرشيف بكلمة مرور للتهرّب من الفحص أسوأ: كثير من بوابات الشركات تحجز الأرشيفات المشفّرة تحديداً لأن البرمجيات الخبيثة تستعمل هذه الحيلة، فيصير ملفك كبيراً ومريباً في آن. وتقسيمه إلى أرشيف متعدّد الأجزاء يُلزم المستلم بإعادة تجميعه ويفشل إن حُذف جزء. وإرسال الملف نفسه بعشرين ميجابايت إلى خمسة عشر شخصاً يضاعفه على الخادم خمس عشرة مرة، وهكذا تختفي حصّة صندوق بريد في يوم واحد. لا شيء من هذا ذكي؛ هذه بالضبط أسباب ارتياب أقسام تقنية المعلومات من المرفقات.

اختر الملف الصغير من المصدر

يمكن تفادي معظم ذلك مبكّراً. عند التصدير من برنامج تصميم أو حزمة مكتبية ابحث عن إعداد الشاشة أو الويب بدل جودة الطباعة: الفرق خمسة أضعاف غالباً، وإعداد الطباعة موجود من أجل مطبعة لا من أجل صندوق بريد. وعند مسح مستنداتك استعمل مئتين أو ثلاثمئة نقطة بالتدرّج الرمادي بدل ستمئة بالألوان. وعند إعداد عرض تقديمي تذكّر أن صورة واحدة من هاتف قد تحمل اثني عشر ميجابكسل إلى شريحة تعرضها بعرض خمسة سنتيمترات. فالملف الذي لم ينتفخ أصلاً لا يحتاج إلى إنقاذ، والإعدادات التي تمنع انتفاخه لا تكلّف شيئاً لحظة التصدير.

قرار من أربع خطوات

قارن الحجم برقم العشرة ميجابايت. فإن تجاوزه وكان المستند يحوي صوراً ممسوحة أو فوتوغرافية فاضغطه وانظر ثانية. وإن بقي متجاوزاً فاسأل هل يحتاج المستلم إلى كل المستند، وقسّمه إن لم يكن كذلك. وعندئذ فقط ألجأ إلى رابط، وإن لجأت فتحقّق من الأذونات من خارج حسابك واكتب في الرسالة متى ينتهي الرابط. وبهذا الترتيب تُحلّ أغلب المرفقات الضخمة في الخطوتين الأوليين، ويستلم الطرف الآخر ملفاً لا مهمّة.