Cuando un PDF no cabe en un correo

El aviso de que un adjunto es demasiado grande es uno de los últimos errores realmente confusos de la informática cotidiana, porque la cifra del error rara vez coincide con la que anuncia su proveedor y porque el límite que le detiene muchas veces ni siquiera es el suyo. Dos mecanismos explican casi todos los casos. Primero: los adjuntos se codifican como texto antes de viajar, y esa codificación añade alrededor de un tercio al tamaño, así que un adjunto de 20 MB sale de su bandeja como unos 27 MB. Segundo: el límite lo aplican los dos extremos, y gana el menor — un servidor corporativo limitado a 10 MB rechazará un archivo que su propio proveedor aceptó encantado. Cualquier plan debe suponer que el techo efectivo está bastante por debajo del anunciado.

Las cifras que se aplican de verdad

Gmail anuncia 25 MB y, por la sobrecarga de codificación, el límite real para el archivo en disco está más cerca de 18 MB; por encima ofrece un enlace de Drive en lugar de un adjunto. Outlook y Microsoft 365 arrancan en 20 MB para correo externo, aunque los administradores lo bajan de forma rutinaria y algunos lo dejan en 10 MB. Las instalaciones corporativas de Exchange se quedan muy a menudo en 10 MB. Muchos servidores antiguos o autoalojados siguen en 10 MB, y unos cuantos sistemas universitarios y públicos usan 5 MB. La cifra práctica de planificación, si no conoce la configuración del destinatario, es 10 MB: un archivo por debajo pasa prácticamente en todas partes, y uno entre 10 y 18 MB es una moneda al aire que decide un servidor que usted no ve. También es la razón de que un archivo se envíe sin problema a un compañero y rebote una hora después con alguien de otra empresa.

Comprima primero, porque casi siempre basta

Si el PDF contiene escaneos o fotografías, la compresión es toda la respuesta y no está reñida. Un documento escaneado de doce páginas que medimos pasó de 17,69 MB a 1,49 MB, y una presentación de siete páginas de 6,55 MB a 1,87 MB: ambos cómodamente por debajo de todos los límites citados y ambos perfectamente legibles en pantalla. Hágalo antes de plantearse nada más elaborado, porque mantiene el documento como un único adjunto que llega a la bandeja del destinatario y no como un enlace que tiene que pulsar, iniciar sesión y acordarse de descargar antes de que caduque. Revise el resultado a zoom completo en la página más cargada antes de enviarlo, y si el texto más pequeño sigue leyéndose limpio, ha terminado.

Cuando la compresión no basta

Algunos archivos se resisten. Un documento de texto de trescientas páginas es grande porque es largo, no porque sea derrochador, y la compresión apenas lo tocará. Un plano técnico o una prueba de diseño son casi todo geometría vectorial, que ya es compacta. Para esos, el paso honesto es dividir: envíe capítulos o envíe la sección que el destinatario necesita de verdad y ofrezca el resto si lo pide. Los destinatarios suelen preferirlo — tres adjuntos de 4 MB se manejan mejor que uno de 12 MB, y nadie quiere el manual entero cuando preguntó por el apartado cuatro. Si el documento debe llegar completo y no puede encogerse, un enlace compartido es la herramienta correcta, no un apaño.

Los enlaces y sus dos formas de fallar

Los enlaces a almacenamiento en la nube resuelven el problema de tamaño y traen dos propios. El primero son los permisos: un enlace compartido como «cualquiera de mi organización» es invisible para un destinatario externo, y esa es la causa más común de que un archivo compartido no se abra. Pruébelo abriendo el enlace en una ventana privada, que es la aproximación rápida más cercana a ser otra persona. El segundo es la durabilidad. Los enlaces caducan, las carpetas se reorganizan y las cuentas se cierran, así que un enlace es mala forma de entregar algo que debe existir dentro de un año: un contrato, una factura, un informe al que se hará referencia después. Para eso, deje el archivo lo bastante pequeño como para adjuntarlo, porque un adjunto se queda en el buzón del destinatario y no depende de que su cuenta siga existiendo.

Lo que no hay que hacer

Renombrar un .pdf a .txt para colarlo por un filtro no cambia el tamaño y además se detecta; meter el archivo en un archivo comprimido con contraseña para evadir un antivirus es peor: muchas pasarelas corporativas ponen en cuarentena los comprimidos cifrados precisamente porque el malware usa ese truco, así que su archivo es ahora grande y sospechoso. Partirlo en varios volúmenes obliga al destinatario a recomponerlo y falla si se elimina alguna parte. Y enviar el mismo archivo de 20 MB a quince personas lo multiplica por quince en el servidor, que es como se acaba una cuota de buzón en una tarde. Nada de esto es ingenioso; son las razones por las que los departamentos de sistemas desconfían de los adjuntos.

Elija el archivo pequeño en el origen

Gran parte de esto se evita antes. Al exportar desde una aplicación de diseño u ofimática, busque un preajuste de pantalla o web en lugar de calidad de imprenta: la diferencia suele ser de cinco veces, y el preajuste de imprenta existe para una imprenta, no para una bandeja de entrada. Al escanear sus propios documentos, use 200 o 300 ppp en escala de grises en vez de 600 ppp en color. Al montar una presentación, tenga presente que una sola foto de móvil pegada puede llevar doce megapíxeles a una diapositiva que la muestra a cinco centímetros de ancho. Un archivo que nunca se hinchó no necesita rescate, y los ajustes que lo evitan no cuestan nada en el momento de exportar.

Una decisión en cuatro pasos

Compare el tamaño con la cifra de planificación de diez megabytes. Si la supera y el documento contiene escaneos o imágenes, comprímalo y vuelva a mirar. Si sigue por encima, pregúntese si el destinatario necesita todo, y divida si no. Solo entonces recurra a un enlace y, si lo hace, verifique los permisos desde fuera de su propia cuenta y diga en el mensaje cuándo caduca. Siguiendo ese orden, la mayoría de los adjuntos demasiado grandes se resuelven en los dos primeros pasos, y el destinatario recibe un archivo en lugar de una tarea.