Quand un PDF est trop lourd pour un e-mail

Le message annonçant qu'une pièce jointe est trop volumineuse est l'une des dernières erreurs vraiment déroutantes de l'informatique quotidienne, parce que le chiffre affiché correspond rarement à celui annoncé par votre fournisseur et parce que la limite qui vous bloque n'est souvent même pas la vôtre. Deux mécanismes expliquent presque tous les cas. D'abord, les pièces jointes sont encodées en texte avant de circuler, et cet encodage ajoute environ un tiers au poids : une pièce jointe de 20 Mo quitte donc votre boîte d'envoi à près de 27 Mo. Ensuite, la limite est appliquée aux deux extrémités, et la plus petite l'emporte — un serveur d'entreprise plafonné à 10 Mo rejettera un fichier que votre propre fournisseur avait accepté sans broncher. Tout ce que vous planifiez doit supposer que le plafond réel est bien en dessous de celui affiché.

Les chiffres qui s'appliquent vraiment

Gmail annonce 25 Mo et, à cause de l'encodage, la limite réelle pour le fichier sur disque approche plutôt 18 Mo ; au-delà, il propose un lien Drive plutôt qu'une pièce jointe. Outlook et Microsoft 365 démarrent à 20 Mo pour le courrier externe, mais les administrateurs abaissent cette valeur couramment et certains descendent à 10 Mo. Les installations Exchange d'entreprise s'arrêtent très souvent à 10 Mo. Beaucoup de serveurs anciens ou auto-hébergés utilisent encore 10 Mo, et quelques systèmes universitaires ou publics 5 Mo. Le chiffre pratique de planification, si vous ignorez la configuration du destinataire, est 10 Mo : un fichier en dessous passe pratiquement partout, et un fichier entre 10 et 18 Mo est un pile ou face tranché par un serveur que vous ne voyez pas. C'est aussi pourquoi un fichier part sans problème vers un collègue et revient une heure plus tard chez quelqu'un d'une autre entreprise.

Compressez d'abord, cela suffit presque toujours

Si le PDF contient des scans ou des photographies, la compression est toute la réponse, et de loin. Un document scanné de douze pages que nous avons mesuré est passé de 17,69 Mo à 1,49 Mo, et une présentation de sept pages de 6,55 Mo à 1,87 Mo — les deux confortablement sous toutes les limites citées et les deux parfaitement lisibles à l'écran. Faites-le avant d'envisager quoi que ce soit de plus élaboré, car cela garde le document sous forme d'une pièce jointe unique qui atterrit dans la boîte du destinataire, et non d'un lien qu'il doit cliquer, ouvrir en se connectant et penser à télécharger avant expiration. Contrôlez le résultat en zoom réel sur la page la plus chargée avant d'envoyer : si le plus petit texte reste net, c'est terminé.

Quand la compression ne suffit pas

Certains fichiers résistent. Un document textuel de trois cents pages est lourd parce qu'il est long, pas parce qu'il est gaspilleur, et la compression n'y touchera guère. Un plan technique ou une épreuve de mise en page est presque entièrement vectoriel, donc déjà compact. Pour ceux-là, l'étape honnête est de scinder : envoyez des chapitres, ou envoyez la section dont le destinataire a réellement besoin et proposez le reste sur demande. Les destinataires préfèrent généralement cela — trois pièces jointes de 4 Mo se gèrent mieux qu'une de 12 Mo, et personne ne veut le manuel entier après avoir posé une question sur la section quatre. Si le document doit arriver entier et ne peut pas maigrir, un lien partagé est l'outil correct, pas un bricolage.

Les liens et leurs deux façons d'échouer

Les liens de stockage en ligne résolvent le problème de poids et en apportent deux autres. Le premier, ce sont les permissions : un lien partagé « avec toute mon organisation » est invisible pour un destinataire externe, et c'est la cause la plus fréquente d'un fichier partagé qui ne s'ouvre pas. Testez-le en ouvrant le lien dans une fenêtre de navigation privée, l'approximation rapide la plus proche du fait d'être quelqu'un d'autre. Le second est la durabilité. Les liens expirent, les dossiers sont réorganisés, les comptes sont fermés : un lien est donc un mauvais moyen de livrer ce qui doit exister dans un an — un contrat, une facture, un rapport auquel on se référera plus tard. Pour ceux-là, rendez le fichier assez léger pour être joint, car une pièce jointe reste dans la boîte du destinataire et ne dépend pas de la survie de votre compte.

Ce qu'il ne faut pas faire

Renommer un .pdf en .txt pour passer un filtre ne change pas le poids et sera repéré ; mettre le fichier dans une archive protégée par mot de passe pour échapper à un antivirus est pire : beaucoup de passerelles d'entreprise mettent en quarantaine les archives chiffrées précisément parce que les logiciels malveillants usent de cette ruse, votre fichier est donc désormais lourd et suspect. Le découper en archives multivolumes oblige le destinataire à recomposer et échoue si une partie est supprimée. Et envoyer le même fichier de 20 Mo à quinze personnes le multiplie par quinze sur le serveur, ce qui explique qu'un quota de boîte disparaisse en un après-midi. Rien de tout cela n'est malin ; ce sont les raisons pour lesquelles les services informatiques se méfient des pièces jointes.

Choisissez le fichier léger à la source

L'essentiel de tout cela s'évite en amont. En exportant depuis une application de création ou de bureautique, cherchez un préréglage écran ou web plutôt que qualité impression : l'écart est souvent d'un facteur cinq, et le profil impression existe pour un imprimeur, pas pour une boîte de réception. En numérisant vos propres documents, utilisez 200 ou 300 ppp en niveaux de gris plutôt que 600 ppp en couleur. En montant une présentation, rappelez-vous qu'une seule photo de téléphone collée peut apporter douze mégapixels à une diapositive qui l'affiche sur cinq centimètres de large. Un fichier qui n'a jamais gonflé n'a pas besoin d'être sauvé, et les réglages qui l'évitent ne coûtent rien au moment de l'export.

Une décision en quatre étapes

Comparez le poids au repère de dix mégaoctets. S'il est dépassé et que le document contient des scans ou des images, compressez et revérifiez. S'il dépasse encore, demandez-vous si le destinataire a besoin de tout, et scindez si ce n'est pas le cas. Ce n'est qu'ensuite qu'il faut recourir à un lien et, dans ce cas, vérifiez les permissions depuis l'extérieur de votre compte et précisez dans le message la date d'expiration. En suivant cet ordre, la plupart des pièces jointes trop lourdes se règlent dès les deux premières étapes, et le destinataire reçoit un fichier plutôt qu'une corvée.