PDF가 메일에 들어가지 않을 때

첨부가 너무 크다는 알림은 일상적인 컴퓨터 사용에서 끝까지 헷갈리는 채로 남아 있는 오류 가운데 하나입니다. 오류에 뜨는 숫자가 이용 중인 서비스의 공표값과 맞는 일이 드물고, 여러분을 막아선 한도가 애초에 자기 쪽 것이 아닌 경우도 많기 때문입니다. 거의 모든 사례는 두 가지 원리로 설명됩니다. 첫째, 첨부는 보내지기 전에 글자열로 부호화되고 그 과정에서 크기가 3분의 1쯤 늘어납니다. 20메가바이트 첨부는 보낸 편지함을 떠날 때 27메가바이트쯤 됩니다. 둘째, 한도는 보내는 쪽과 받는 쪽 양편이 적용하고 작은 쪽이 이깁니다. 한도가 10메가바이트인 회사 서버는 자기 서비스가 흔쾌히 받아 준 파일을 되돌려 보냅니다. 무엇을 계획하든 실제 천장은 공표값보다 한참 낮다고 보아야 합니다.

실제로 작동하는 숫자

큰 무료 메일 하나는 25메가바이트를 내걸지만 부호화로 늘어나는 몫 때문에 디스크상 파일의 실제 한도는 18메가바이트에 가깝습니다. 그 위로는 첨부 대신 저장소 링크를 권합니다. 다른 큰 서비스는 외부로 보내는 메일에서 20메가바이트로 시작하지만 관리자가 일상적으로 낮추고 10메가바이트로 두는 조직도 있습니다. 기업 내부 메일 기반은 10메가바이트에서 멈추는 일이 아주 많습니다. 오래되었거나 직접 운영하는 서버도 여전히 10메가바이트를 쓰고, 일부 대학과 공공 기관은 5메가바이트를 씁니다. 상대의 설정을 모를 때 실무적인 기준은 10메가바이트입니다. 그보다 작으면 거의 어디서나 통과하고, 10에서 18메가바이트 사이는 여러분에게 보이지 않는 서버가 정하는 내기입니다. 동료에게는 문제없이 간 파일이 한 시간 뒤 다른 회사 사람에게서 튕겨 나오는 이유도 이것입니다.

먼저 압축하십시오. 대개 그것으로 충분합니다

PDF 안에 스캔이나 사진이 들어 있다면 압축이 답의 전부이고, 그것도 큰 차이로 그렇습니다. 저희가 측정한 12쪽짜리 스캔 문서는 17.69메가바이트에서 1.49메가바이트로, 7쪽짜리 발표 자료는 6.55메가바이트에서 1.87메가바이트로 줄었습니다. 둘 다 앞에서 든 모든 한도보다 넉넉히 아래이고 둘 다 화면에서 흠 없이 읽힙니다. 더 복잡한 방법을 떠올리기 전에 이것부터 하십시오. 문서가 하나의 첨부로 남아 상대의 받은 편지함에 도착하기 때문입니다. 눌러야 하고 로그인해야 하고 기한 전에 내려받는 것을 기억해야 하는 링크가 아니라 말입니다. 보내기 전에 가장 빽빽한 쪽을 실제 배율로 확인하고 가장 작은 글자가 깨끗하게 읽히면 그것으로 끝입니다.

압축으로 모자랄 때

버티는 파일도 있습니다. 300쪽짜리 본문 문서가 무거운 것은 낭비가 많아서가 아니라 길기 때문이고 압축은 거의 손대지 못합니다. 기술 도면이나 인쇄 교정본은 거의 전부가 벡터 도형이라 원래부터 단출합니다. 이런 경우 정직한 다음 단계는 나누기입니다. 장별로 보내거나, 상대가 진짜로 필요로 하는 절만 보내고 나머지는 요청이 오면 주는 것입니다. 받는 쪽도 대개 그편을 좋아합니다. 4메가바이트 첨부 세 개가 12메가바이트 하나보다 다루기 쉽고, 4절에 대해 물은 사람이 안내서 전체를 원하지는 않습니다. 문서가 통째로 도착해야 하고 줄일 수도 없다면 공유 링크는 임시방편이 아니라 올바른 도구입니다.

링크와 그 두 가지 실패 방식

저장소 링크는 크기 문제를 풀면서 고유한 문제 두 가지를 데려옵니다. 첫째는 권한입니다. 우리 조직의 모든 사람으로 공유한 링크는 외부 수신자에게 보이지 않으며, 공유한 파일이 열리지 않는 가장 흔한 원인이 이것입니다. 시크릿 창에서 링크를 열어 확인하십시오. 다른 사람이 되어 보는 가장 손쉬운 근사치입니다. 둘째는 수명입니다. 링크는 기한이 지나고 폴더는 다시 정리되고 계정은 닫힙니다. 그래서 링크는 1년 뒤에도 존재해야 하는 것, 곧 계약서나 청구서나 나중에 인용될 보고서를 건네는 방법으로는 나쁩니다. 그런 것은 첨부할 수 있을 만큼 작게 만드십시오. 첨부는 상대의 편지함에 남고 여러분의 계정이 계속 있는지에 좌우되지 않습니다.

해서는 안 되는 일

확장자를 바꿔 필터를 지나가려 해도 크기는 그대로이고 반드시 들킵니다. 검사를 피하려고 비밀번호를 건 압축 파일에 넣는 것은 더 나쁩니다. 악성 프로그램이 그 수법을 쓰기 때문에 많은 기업 관문이 암호화된 압축 파일을 그대로 격리합니다. 여러분의 파일은 무겁고 동시에 수상해집니다. 여러 조각으로 나눈 압축 파일은 상대에게 다시 붙이는 수고를 강요하고 한 조각이 걸러지면 무너집니다. 그리고 같은 20메가바이트 파일을 열다섯 명에게 보내면 서버에서는 열다섯 배가 됩니다. 편지함 할당량이 하루 만에 사라지는 방식이 이것입니다. 어느 것도 영리한 수가 아닙니다. 전산 부서가 첨부를 미더워하지 않는 이유가 바로 이것들입니다.

가벼운 파일을 출발점에서 고르기

많은 부분은 앞에서 피할 수 있습니다. 디자인이나 사무용 프로그램에서 내보낼 때는 인쇄 품질이 아니라 화면용이나 배포용 설정을 찾으십시오. 차이는 흔히 다섯 배이고, 인쇄 설정은 인쇄소를 위한 것이지 받은 편지함을 위한 것이 아닙니다. 자기 서류를 스캔할 때는 600점 컬러 대신 200에서 300점 회색조를 쓰십시오. 발표 자료를 만들 때는 붙여 넣은 사진 한 장이 폭 5센티미터로 보이는 화면에 1200만 화소를 들여온다는 사실을 떠올리십시오. 애초에 부풀지 않은 파일은 구조가 필요 없고, 그것을 막는 설정은 내보내는 순간에는 아무 비용도 들지 않습니다.

네 단계로 정하기

먼저 크기를 10메가바이트 기준과 견주십시오. 넘고 문서에 스캔이나 사진이 있다면 압축한 뒤 다시 보십시오. 그래도 넘는다면 상대에게 전부가 필요한지 묻고 아니라면 나누십시오. 거기까지 하고 나서야 링크에 손을 뻗고, 쓴다면 자기 계정 밖에서 권한을 확인하고 언제 기한이 끝나는지 본문에 적으십시오. 이 순서를 따르면 지나치게 큰 첨부의 대부분은 앞의 두 단계에서 정리되고, 상대가 받는 것은 숙제가 아니라 파일이 됩니다.