Quando un PDF non entra in un'e-mail

L'avviso che un allegato è troppo grande è uno degli ultimi errori davvero confusi dell'informatica quotidiana, perché il numero nell'errore raramente coincide con quello dichiarato dal vostro provider e perché il limite che vi ferma spesso non è nemmeno il vostro. Due meccanismi spiegano quasi tutti i casi. Primo: gli allegati vengono codificati in testo prima di viaggiare, e quella codifica aggiunge circa un terzo al peso, quindi un allegato da 20 MB lascia la posta in uscita come circa 27 MB. Secondo: il limite viene applicato a entrambe le estremità e vince il più basso — un server aziendale fermo a 10 MB rifiuterà un file che il vostro provider aveva accettato senza problemi. Qualsiasi cosa pianifichiate deve presupporre che il tetto effettivo sia ben sotto quello dichiarato.

I numeri che valgono davvero

Gmail dichiara 25 MB e, per via della codifica, il limite reale per il file su disco è più vicino a 18 MB; oltre quella soglia propone un collegamento a Drive invece di un allegato. Outlook e Microsoft 365 partono da 20 MB per la posta esterna, anche se gli amministratori lo abbassano di routine e alcuni arrivano a 10 MB. Le installazioni aziendali di Exchange si fermano molto spesso a 10 MB. Molti server vecchi o autogestiti usano ancora 10 MB, e alcuni sistemi universitari e pubblici 5 MB. Il numero pratico di pianificazione, se non conoscete la configurazione del destinatario, è 10 MB: un file sotto quella soglia passa praticamente ovunque, e uno tra 10 e 18 MB è un testa o croce deciso da un server che non vedete. È anche il motivo per cui un file parte senza problemi verso un collega e torna indietro un'ora dopo da qualcuno di un'altra azienda.

Comprimete prima, perché di solito basta

Se il PDF contiene scansioni o fotografie, la compressione è tutta la risposta e non c'è partita. Un documento scansionato di dodici pagine che abbiamo misurato è passato da 17,69 MB a 1,49 MB, e una presentazione di sette pagine da 6,55 MB a 1,87 MB: entrambi comodamente sotto tutti i limiti elencati e entrambi perfettamente leggibili a schermo. Fatelo prima di pensare a qualsiasi cosa più elaborata, perché mantiene il documento come un unico allegato che arriva nella casella del destinatario e non come un collegamento che deve cliccare, aprire autenticandosi e ricordarsi di scaricare prima della scadenza. Controllate il risultato a zoom pieno sulla pagina più affollata prima di inviare: se il testo più piccolo si legge ancora pulito, avete finito.

Quando la compressione non basta

Alcuni file resistono. Un documento di testo di trecento pagine è grande perché è lungo, non perché sia sprecone, e la compressione lo toccherà appena. Un disegno tecnico o una prova di stampa è quasi tutta geometria vettoriale, già compatta. Per questi il passo onesto è dividere: mandate i capitoli, oppure mandate la sezione che serve davvero al destinatario e offrite il resto su richiesta. I destinatari in genere lo preferiscono: tre allegati da 4 MB si gestiscono meglio di uno da 12 MB, e nessuno vuole l'intero manuale quando ha chiesto della sezione quattro. Se il documento deve arrivare intero e non può ridursi, un collegamento condiviso è lo strumento giusto, non un ripiego.

I collegamenti e i loro due modi di fallire

I collegamenti allo spazio cloud risolvono il problema del peso e ne portano due propri. Il primo sono i permessi: un collegamento condiviso come «chiunque nella mia organizzazione» è invisibile a un destinatario esterno, ed è la causa più comune di un file condiviso che non si apre. Provatelo aprendo il collegamento in una finestra di navigazione in incognito, l'approssimazione rapida più vicina all'essere qualcun altro. Il secondo è la durata. I collegamenti scadono, le cartelle vengono riorganizzate, gli account chiusi: un collegamento è quindi un pessimo modo di consegnare qualcosa che deve esistere tra un anno — un contratto, una fattura, una relazione che verrà citata dopo. Per quelli, rendete il file abbastanza piccolo da allegarlo, perché un allegato resta nella casella del destinatario e non dipende dalla sopravvivenza del vostro account.

Cosa non fare

Rinominare un .pdf in .txt per superare un filtro non cambia il peso e verrà scoperto; mettere il file in un archivio protetto da password per aggirare un antivirus è peggio: molti gateway aziendali mettono in quarantena gli archivi cifrati proprio perché i malware usano quel trucco, quindi il vostro file è ora grande e sospetto. Spezzarlo in archivi multivolume obbliga il destinatario a ricomporlo e fallisce se una parte viene rimossa. E mandare lo stesso file da 20 MB a quindici persone lo moltiplica per quindici sul server, ed è così che una quota di casella sparisce in un pomeriggio. Nessuna di queste è un'astuzia; sono i motivi per cui gli uffici informatici diffidano degli allegati.

Scegliete il file leggero all'origine

Gran parte di tutto questo si evita a monte. Esportando da un'applicazione grafica o per ufficio, cercate una preimpostazione schermo o web invece di qualità di stampa: la differenza è spesso un fattore cinque, e il profilo di stampa esiste per una tipografia, non per una casella di posta. Scansionando i vostri documenti, usate 200 o 300 dpi in scala di grigi invece di 600 dpi a colori. Montando una presentazione, ricordate che una sola foto da telefono incollata può portare dodici megapixel in una diapositiva che la mostra larga cinque centimetri. Un file che non si è mai gonfiato non ha bisogno di essere salvato, e le impostazioni che lo evitano non costano nulla al momento dell'esportazione.

Una decisione in quattro passi

Confrontate il peso con il riferimento di dieci megabyte. Se lo supera e il documento contiene scansioni o immagini, comprimete e ricontrollate. Se lo supera ancora, chiedetevi se al destinatario serve tutto, e dividete se non è così. Solo allora ricorrete a un collegamento e, se lo fate, verificate i permessi da fuori del vostro account e scrivete nel messaggio quando scade. Seguendo quest'ordine, la maggior parte degli allegati troppo grandi si risolve nei primi due passi, e il destinatario riceve un file invece di un compito.