PDFがメールに収まらないとき

添付が大きすぎるという通知は、日常の作業で最後まで分かりにくいまま残っている表示のひとつです。エラーに出る数字が契約している事業者の公表値と一致することはめったにありませんし、あなたを止めている上限がそもそも自分側のものでないことも多いからです。ほとんどの場合、二つの仕組みで説明がつきます。ひとつめ、添付は送られる前に文字列へ符号化され、その過程で大きさが三割ほど増えます。20メガバイトの添付は、送信箱を出るときにはおよそ27メガバイトです。ふたつめ、上限は送信側と受信側の両方が適用し、小さいほうが勝ちます。上限10メガバイトの社内サーバーは、自分の事業者が快く受け取ったファイルを突き返します。何を計画するにせよ、実効の天井は公表値よりかなり低いと考えておくべきです。

実際に効いている数字

ある大手のメールは25メガバイトと公表していますが、符号化の増分があるため、ディスク上のファイルとしての実際の上限は18メガバイトに近づきます。それを超えると添付ではなく保管サービスへのリンクを提案してきます。別の大手は社外あてで20メガバイトから始まりますが、管理者が日常的に引き下げており、10メガバイトにしている組織もあります。企業内のメール基盤は10メガバイトで止まっていることがとても多く、古い、あるいは自前で運用しているサーバーも今なお10メガバイトを使い、大学や官公庁の一部は5メガバイトです。相手の設定がわからないときの実務的な目安は10メガバイトです。それより小さければほぼどこでも通り、10から18メガバイトのあいだは、あなたには見えないサーバーが決める賭けになります。同僚には問題なく届いたファイルが、一時間後に別の会社の相手のところで跳ね返るのはこのためです。

まず圧縮する。たいていそれで足りる

PDFにスキャンや写真が入っているなら、圧縮が答えのすべてであり、しかも大差で答えです。当社が計測した十二ページのスキャン文書は17.69メガバイトから1.49メガバイトへ、七ページのプレゼン資料は6.55メガバイトから1.87メガバイトへ下がりました。どちらもここまでに挙げたすべての上限を余裕で下回り、どちらも画面上で申し分なく読めます。手の込んだ方法を考える前にこれを済ませてください。文書がひとつの添付のまま相手の受信箱に届くからです。押して、ログインして、期限が切れる前に取り出すのを覚えていなければならないリンクではなく。送る前にいちばん詰まったページを等倍で確認し、いちばん小さな文字がきれいに読めれば、それで完了です。

圧縮では足りないとき

手強いファイルもあります。三百ページの本文文書が重いのは、無駄が多いからではなく長いからで、圧縮はほとんど効きません。技術図面や印刷用の校正刷りはほぼすべてがベクターの図形で、もともと小さくまとまっています。こうした場合の誠実な次の一手は分割です。章ごとに送るか、相手が本当に必要としている節だけを送り、残りは求めに応じて出す。受け手もたいていそちらを好みます。4メガバイトの添付三通は12メガバイト一通より扱いやすく、第四節について尋ねた人が手引き全体を欲しがることはありません。文書がまるごと届く必要があり、しかも小さくできないのであれば、共有リンクは間に合わせではなく正しい道具です。

リンクと、その二通りの失敗

保管サービスのリンクは大きさの問題を解決し、固有の問題を二つ持ち込みます。ひとつめは権限です。「自分の組織内の全員」で共有したリンクは社外の相手には見えず、共有したファイルが開けない原因として最も多いのがこれです。プライベートウィンドウでリンクを開いて確かめてください。他人になってみる方法としていちばん手軽な近似です。ふたつめは寿命です。リンクには期限があり、フォルダーは整理し直され、アカウントは閉じられます。だからリンクは、一年後にも存在していなければならないもの──契約書、請求書、あとで参照される報告書──を渡す手段としては不向きです。そうしたものは添付できる大きさまで小さくしてください。添付は相手の受信箱に残り、あなたのアカウントが存続しているかどうかに左右されません。

やってはいけないこと

拡張子を書き換えてふるいをすり抜けようとしても大きさは変わらず、必ず気づかれます。検査を避けるためにパスワード付きの書庫に入れるのはもっと悪手です。悪意のあるソフトがその手口を使うため、多くの企業の関門は暗号化された書庫をそのまま隔離します。あなたのファイルは、重いうえに怪しいものになります。分割書庫にすれば相手に組み直す手間を強い、どれか一つが取り除かれれば破綻します。そして同じ20メガバイトのファイルを十五人に送れば、サーバー上では十五倍になります。受信箱の容量が一日で消えるのはこうしてです。どれも賢い手ではありません。情報システム部門が添付を信用しない理由が、まさにこれらなのです。

軽いファイルを出発点で選ぶ

この多くは手前で避けられます。デザインやオフィスのソフトから書き出すときは、印刷品質ではなく画面向けや配布向けの設定を探してください。差はしばしば五倍で、印刷用の設定は印刷会社のためにあるのであって受信箱のためではありません。自分の書類をスキャンするときは600ドットのカラーではなく200から300ドットの灰色階調で。資料を作るときは、貼り付けた写真一枚が、幅五センチで表示されるだけのページに一千二百万画素を持ち込むことを思い出してください。もともと膨らんでいないファイルは救出を必要としませんし、それを防ぐ設定は書き出しの瞬間には何の費用もかかりません。

四段階で決める

まず大きさを10メガバイトの目安と比べます。超えていて、しかも文書にスキャンや写真が入っているなら圧縮して、もう一度見ます。それでも超えているなら、相手に全部が必要かを考え、必要でなければ分割します。そこまでやって初めてリンクに手を伸ばし、使うなら自分のアカウントの外から権限を確かめ、いつ期限が切れるかを本文に書いてください。この順に進めば、大きすぎる添付のほとんどは最初の二段階で片づき、相手が受け取るのは作業ではなくファイルになります。