PDF-Dateien zusammenfügen und teilen

Zwei PDFs zusammenzufügen klingt wie zwei Papierstapel aufeinanderzulegen, und für die Seiten selbst stimmt das ungefähr. Die interessanten Probleme leben in allem, was die Seiten umgibt. Eine PDF-Seite trägt weder ihre eigenen Schriften noch ihre Farbprofile noch ihre Formulardefinitionen — sie verweist auf gemeinsame Tabellen, die das Dokument hält. Fügt man zwei Dateien zusammen, müssen diese Tabellen abgeglichen werden; teilt man eine, müssen sie aufgeteilt werden. Ob ein Werkzeug das sorgfältig oder grob erledigt, ist der Unterschied zwischen einer zusammengefügten Datei, die die Summe ihrer Teile ist, und einer, die doppelt so groß ist, ihre Lesezeichen verloren hat und einen leeren Unterschriftenblock zeigt, wo ein ausgefülltes Formular war. Ein Hinweis vorab: Unser Werkzeug komprimiert, konvertiert und kümmert sich um Passwörter — es fügt NICHT zusammen und teilt NICHT. Diese Seite gibt es, weil diese Vorgänge direkt neben unseren liegen und weil das Wissen darüber, was ein Zusammenfügen zerstört, Ihnen sagt, was Sie danach prüfen müssen.

Was ein Zusammenfügen abgleichen muss

Vier Dinge reisen mit dem Dokument und nicht mit der Seite. Zuerst die Schriften: Jede Quelldatei bettet eigene Teilmengen ein, und ein naives Zusammenfügen behält beide Kopien, selbst wenn es dieselbe Schrift ist — das ist der übliche Grund, warum eine zusammengefügte Datei mehr wiegt als beide Originale zusammen. Ein sorgfältiges Zusammenfügen entdoppelt identische Schriftprogramme. Das Zweite ist der Lesezeichenbaum: Zwei Dokumente haben zwei Wurzeln, und irgendetwas muss entscheiden, ob sie zu Geschwisterzweigen werden oder ob ein Satz schlicht verworfen wird — Letzteres tun fast alle schnellen Werkzeuge. Das Dritte sind benannte Ziele, also die internen Anker, die Querverweise anklickbar machen: Zwei Dateien können ohne Weiteres beide einen Anker namens „abschnitt1“ enthalten, und einer von beiden verliert. Das Vierte sind Metadaten, die sich in keiner sinnvollen Weise verschmelzen lassen; das Ergebnis erbt daher normalerweise Titel und Verfasser der ersten Datei und schleppt sie stillschweigend in ein Dokument, das inzwischen etwas anderes ist.

Formulare, Signaturen und Anmerkungen

Bei interaktiven Elementen richtet ein Zusammenfügen echten Schaden an. Ein Formularfeld ist ein Objekt auf Dokumentebene; zwei Dateien mit je einem Feld namens „datum“ können es nicht beide behalten, und üblicherweise folgt der Wert des einen Feldes dem des anderen, sodass das Ausfüllen des einen beide verändert. Manche Werkzeuge flachen Formulare beim Zusammenfügen ab und machen aus Feldern gedruckt wirkenden Text, was den Konflikt löst, indem es die Interaktivität entfernt: vertretbar beim Archivieren, verheerend, wenn die Empfängerin noch ausfüllen muss. Digitale Signaturen sind einfacher und härter: Eine Signatur deckt den Bytebereich des Dokuments ab, das sie unterschrieben hat, also macht jedes Zusammenfügen sie ungültig. Das ist die Signatur, die ihre Arbeit tut. Brauchen Sie ein signiertes Dokument in einer Zusammenstellung, behalten Sie das signierte Original als eigene Datei daneben, denn kein Werkzeug kann es zusammenfügen und die Signatur gültig lassen.

Was ein Teilen mitnimmt und was nicht

Teilen ist Subtraktion und meist sanfter, hat aber eine eigene Falle. Extrahiert ein Werkzeug die Seiten 5 bis 10 in eine neue Datei, verweisen diese Seiten weiterhin auf die gemeinsamen Ressourcen des gesamten Dokuments, und eine träge Umsetzung kopiert die vollständige Ressourcentabelle mit — Sie erhalten dann eine sechsseitige Datei, die die Schriften und Farbprofile der ursprünglichen zweihundert Seiten mitschleppt. Das Ergebnis öffnet sich korrekt und ist weit größer als nötig. Lesezeichen, die aus dem extrahierten Bereich hinauszeigen, müssen entfernt werden, sonst werden sie zu toten Verweisen, und interne Querverweise auf entfernte Seiten führen still ins Leere. Vergleichen Sie beim Teilen die Ausgabegröße mit dem Seitenverhältnis: Sechs von zweihundert Seiten sollten nicht die halbe Originaldatei sein; sind sie es, schicken Sie das Ergebnis durch einen Kompressor oder nehmen ein anderes Werkzeug.

Seitenreihenfolge, Drehung und die langweiligen Pannen

Die meisten Beschwerden über Zusammenfügungen betreffen keine Beschädigung, sondern die Ordnung. Kopfüber gescannte Seiten tragen ein Drehungsattribut statt gedrehter Pixel, und manche Werkzeuge wenden dieses Attribut an, andere verwerfen es — eine zusammengefügte Datei kann also plötzlich quer liegende Seiten enthalten, die vorher richtig aussahen. Gemischte Seitenformate sind der andere Fall: A4 und Letter oder Hoch- und Querformat zu kombinieren ergibt ein korrektes Dokument, das schlecht druckt, weil der Drucker nach der ersten Seite skaliert oder seitenweise nachfragt. Beides ist kein Fehler, den man hinterher behebt: Entscheiden Sie vor dem Zusammenfügen, ob Sie ein einheitliches Seitenformat wollen, und normalisieren Sie gegebenenfalls zuerst die abweichenden Seiten, statt den Drucker improvisieren zu lassen.

Ein Verfahren wählen

Für einen Einzelfall kann Ihr Betriebssystem bereits reichen. Die Vorschau unter macOS fügt zusammen, indem man Miniaturbilder zwischen geöffneten Dokumenten zieht. Unter Windows fügt der Druck auf den Treiber Microsoft Print to PDF zuverlässig zusammen, rendert aber alles neu, was Formulare abflacht und Text weicher machen kann: in Ordnung fürs Archiv, falsch für ein Dokument, das scharf bleiben muss. Kommandozeilenwerkzeuge liefern für wiederkehrende Arbeit die vorhersehbarsten Ergebnisse und lohnen das Erlernen, wenn Sie regelmäßig Dokumente zusammenstellen. Webdienste sind bequem und zugleich die Variante, bei der Ihr Dokument den Rechner verlässt, was bei Verträgen, Krankenunterlagen und allem mit personenbezogenen Daten eine echte Überlegung ist. Es gibt keine universell richtige Antwort; es gibt eine richtige Antwort pro Dokument, und sie hängt vor allem davon ab, wie heikel der Inhalt ist und ob die Interaktivität überleben muss.

Komprimieren Sie danach, nicht davor

Soll das zusammengefügte Dokument per E-Mail gehen, komprimieren Sie die fertige Datei und nicht jede Eingangsdatei. Erst die Teile zu komprimieren und dann zusammenzufügen lässt doppelte Ressourcen liegen und kodiert manche Bilder zweimal neu, was Qualität kostet, ohne viel zu sparen. Ein einziger Durchgang über das zusammengesetzte Dokument erledigt alles auf einmal, entdoppelt, was das Zusammenfügen liegen ließ, und liefert Ihnen eine einzige Zahl zum Vergleich mit dem Limit Ihres Mailservers. Dieselbe Logik gilt fürs Teilen: Extrahieren Sie die benötigten Seiten und komprimieren Sie den Auszug, statt eine zweihundertseitige Datei zu komprimieren, um an sechs Seiten zu kommen.

Eine kurze Prüfung nach jedem Zusammenfügen oder Teilen

Öffnen Sie das Ergebnis und bestätigen Sie fünf Dinge. Die Seitenzahl ist die erwartete. Die erste und die letzte Seite jedes Quellabschnitts sind vorhanden und richtig herum. Formularfelder nehmen noch Eingaben an oder wurden bewusst abgeflacht. Lesezeichen funktionieren oder sind weg — nicht vorhanden und defekt. Und die Größe ist verhältnismäßig: deutlich größer als die Summe der Eingaben bedeutet doppelte Schriften, und eine geteilte Datei fast so groß wie ihre Quelle bedeutet, dass die Ressourcentabelle mitgekommen ist. Zwei Minuten Prüfung fangen alles ab, was auf dieser Seite beschrieben ist, und nichts davon sieht man am Miniaturbild.