PDF/A nedir, size gerekir mi?

PDF, bir sayfayı çizmek için verilmiş komutlar bütünüdür ve bu komutların bir kısmı dosyanın içinde olmayan şeylere bağlıdır. Bilgisayarınızda kurulu bir yazı tipi. Ekranınızın sağladığı bir renk profili. Bir video, bir betik, on yıl sonra var olmayacak bir sunucuya giden bir bağlantı. Böyle bir dosyayı bugün başka bir makinede açarsanız genellikle sorun çıkmaz, çünkü eksik parçaların yerine bir şeyler konur. 2050'de açtığınızda ise yerine konacak bir şey olmayabilir. PDF/A tam olarak bu sorunun cevabıdır: sayfayı birebir yeniden üretmek için gereken her şeyin dosyanın içinde olduğu, dış dünyaya bağlı her şeyin ise yasaklandığı kısıtlı bir PDF alt kümesi. Farklı bir dosya biçimi değildir — PDF/A dosyası bir PDF'tir ve her okuyucuda açılır — dosyanın neleri içermediğine dair bir sözdür.

Standart neyi yasaklar

Kurallar amaçtan çıkar. Yazı tipleri gömülmek zorundadır, hepsi, okuyucularda bulunduğu varsayılan standart takım için bile istisna yoktur; Arial'a adıyla başvurup kopyasını okuyucunun bulmasına bırakan bir belge arşivlenebilir değildir, çünkü elli yıl sonra okuyucunun koyacağı karşılığın ölçüleri farklı olabilir ve satırlar kayar. Şifreleme yasaktır, çünkü kimsenin çözemediği bir belge korunmuş sayılmaz. Betikler, gömülü ses ve video, dış dosya çalıştıran ya da ağ adresi açan eylemler de yasaktır. Saydamlık standardın eski bölümlerinde kısıtlı, yenilerinde serbesttir. Renk kesin biçimde tanımlanmalıdır — ya gömülü bir ICC profiliyle ya da cihazdan bağımsız bir uzayda — ki belirli bir kırmızı, yazıcının karar verdiği bir kırmızı değil, o belirli kırmızı olsun. Ve her dosya, hangi PDF/A türünü iddia ettiğini bildiren XMP üst verisini taşımak zorundadır.

Düzeyler: A, B ve U

Uyum düzeylere ayrılır ve harflerin anlamı sürüm numaralarından farklıdır. B düzeyi, temel anlamında, görsel yeniden üretimi garanti eder: sayfa sonsuza kadar doğru görünecektir. A düzeyi, erişilebilir anlamında, buna ek olarak etiketlenmiş bir yapı ister — hangi metnin başlık, hangisinin paragraf, hangisinin tablo hücresi olduğunu ve okuma sırasını makinenin anlayacağı biçimde tarif eden bir katman — artı bütün metin için Unicode eşlemesi. U düzeyi ikisinin arasında durur ve tam yapıyı istemeden Unicode eşlemesini şart koşar; yani belge tümüyle etiketlenmemiş olsa bile metin güvenilir biçimde aranıp çıkarılabilir. A düzeyini rastgele bir belgeden üretmek gerçekten zordur, çünkü etiketleme gerçek bir editoryal iştir. Arşivlerin pratikte çoğunlukla B düzeyi istemesinin sebebi budur ve sizden PDF/A-1a isteyen bir kurum, PDF/A-1b isteyenden hatırı sayılır ölçüde fazlasını istiyor demektir.

Hangi sürümü kullanmalı

PDF/A-1 ilk gelendir ve en katısıdır: saydamlık yok, katman yok, gömülü dosya yok. PDF/A-2 bunları gevşetti; saydamlığa, katmanlara, JPEG 2000 görsellere ve başka PDF/A dosyalarının bir kap içinde gömülmesine izin verdi. PDF/A-3 önemli bir değişiklik yaptı ve her türden ek dosyanın gömülmesine izin verdi; elektronik faturalama biçimleri böyle çalışır — insanın okuduğu fatura sayfası, makinenin okuduğu veri dosyası onun içinde gömülü. Daha yeni PDF 2.0 üzerine kurulu PDF/A-4 ise düzeyleri hatırı sayılır ölçüde sadeleştirir. Alıcı başka bir şey belirtmiyorsa makul varsayılan PDF/A-2b'dir: belgenizin saydamlığıyla kavga etmeyecek kadar yeni, gerçek bir arşiv olacak kadar katı ve doğrulama araçlarınca evrensel olarak destekleniyor.

Nasıl üretilir ve taranmış belge tuzağı

Ofis paketlerinin çoğu doğrudan PDF/A'ya aktarabilir, genellikle dışa aktarma penceresinde bir onay kutusuyla; en temiz yol da budur, çünkü kaynak belge hâlâ başlıklarının ve yazı tiplerinin ne olduğunu bilir. Var olan bir PDF'i dönüştürmek de mümkündür; özel araçlar eksik yazı tiplerini gömer, renkleri çevirir ve yasaklı özellikleri temizler. Tuzak taramalardır. PDF/A'ya çevrilmiş taranmış bir sayfa B düzeyinde tamamen geçerlidir — resimdir, sonsuza kadar aynı görünecektir, standart karşılanmıştır. Ama içinde metin yoktur, dolayısıyla aranamaz ve OCR olmadan A düzeyine ulaşılamaz. Bir dosya dolabını yalnız görüntüden oluşan PDF/A olarak arşivlemek, kimsenin içinde bir şey bulamadığı bir koleksiyon üretir. Arşiv yalnız korunmak değil kullanılmak içinse OCR dönüşümden önce iş akışına girmelidir ve OCR çıktısının okunup düzeltilmesi gerekir.

Varsaymayın, doğrulayın

Bir dosyanın PDF/A seçeneği işaretli olarak dışa aktarılmış olması, uyduğunun kanıtı değildir; dergilere, mahkemelere ve kamu arşivlerine yapılan başvuruların en sık geri dönme sebebi de budur. Doğrulayıcılar var, açık kaynaklı olanların bilineni veraPDF, ve bir dosyanın hangi maddeyi ihlal ettiğini tam olarak bildiriyorlar. Sık görülen hatalar sıkıcı ve tekrar edicidir: lisansı gömmeye izin vermediği için gömülemeyen bir yazı tipi, bir logodan gelen başıboş saydamlık grubu, profili olmayan bir renk uzayı, eksik ya da bozuk XMP üst verisi, standardın kabul etmediği bir açıklama türü. Her birinin belirli bir çözümü var. Doğrulayıcıyı göndermeden önce çalıştırmak, haftalar sonra gelecek bir reddi beş dakikaya indirir.

PDF/A'nın yanlış tercih olduğu durumlar

Bu bir arşiv biçimidir, çalışma biçimi değil; varsayılan olarak kullanmanın bedelleri var. Şifrelenemez, dolayısıyla gizli bir belge parola korumalı bir PDF/A olamaz — iki gereklilik birbirini dışlar ve dosyayı belgenin içinden değil, saklandığı yerin izinleriyle korumanız gerekir. Her yazı tipini gömmek dosyaları büyütür, bazen epeyce. Etkileşimli formlar ve çoklu ortam, standardın kaldırdığı şeylerin ta kendisidir. Dürüst kural şudur: bir belgenin, onu üreten yazılım ortadan kalktıktan çok sonra da okunabilmesi gerekiyorsa ya da bir kurum istiyorsa PDF/A kullanın; üzerinde hâlâ çalıştığınız her şey için sıradan PDF kullanın. Sonunda bir kez dönüştürmek, kısıtların içinde yaşamaktan çok daha kolaydır.

Sıkıştırma nereye oturuyor

Arşivlik olmakla küçük olmak birbiriyle gerilim içindedir ve hangisini istediğinize bilinçli karar vermek gerekir. Agresif görsel sıkıştırma bilgiyi kalıcı olarak atar; oysa bir arşivin önlemesi gereken tam olarak budur. Bu yüzden koruma kopyası ya çok ölçülü sıkıştırılmalı ya da hiç sıkıştırılmamalıdır. Pratik düzen iki dosyadır: arşivde sadık bir PDF/A kopyası ve e-posta ile günlük okuma için, gerektiğinde yeniden üretilen sıkıştırılmış bir türev. Hata, yalnız sıkıştırılmış sürümü tutup ona arşiv demektir — o dosya 2050'de de açılacaktır ve bugün attığınız ayrıntı yine eksik olacaktır.