ما هو PDF/A وهل تحتاج إليه؟

ملف PDF مجموعة تعليمات لرسم صفحة، وبعض هذه التعليمات يعتمد على أشياء ليست داخل الملف: خط مثبَّت على حاسوبك، وملف ألوان توفّره شاشتك، ومقطع فيديو، وأمر برمجي، ورابط إلى خادم لن يكون موجوداً بعد عشر سنوات. افتح مثل هذا الملف اليوم على جهاز آخر فسيبدو سليماً في الغالب، لأن الأجزاء الغائبة تُستبدل. وافتحه في عام 2050 فقد لا يبقى شيء يُستبدل به. ومعيار الأرشفة هو الجواب عن هذه المشكلة: مجموعة فرعية مقيَّدة من PDF يكون فيها كل ما يلزم لإعادة إنتاج الصفحة بدقّة داخل الملف، ويكون فيها كل ما يعتمد على العالم الخارجي ممنوعاً. وهو ليس صيغة مختلفة — فملف الأرشفة هو ملف PDF ويُفتح في أي قارئ — بل هو وعد بشأن ما لا يحتويه الملف.

ماذا يمنع المعيار

القواعد تنبع من الهدف. يجب تضمين الخطوط كلها بلا استثناء، حتى تلك المجموعة القياسية التي كان يُفترض وجودها في كل قارئ؛ فالمستند الذي يشير إلى خط باسمه ويترك للقارئ أن يجد نسخة منه غير صالح للأرشفة، لأن البديل بعد خمسين سنة قد يختلف في قياساته فتنزاح الأسطر. والتشفير ممنوع، لأن مستنداً لا يستطيع أحد فكّه ليس محفوظاً. وتُمنع كذلك الأوامر البرمجية والصوت والفيديو المضمَّنان والإجراءات التي تشغّل ملفات خارجية أو تفتح عناوين شبكية. والشفافية مقيَّدة في الأجزاء القديمة من المعيار ومسموحة في الحديثة. ويجب تعريف الألوان تعريفاً لا لبس فيه، إما بملف ألوان مضمَّن أو في فضاء مستقل عن الجهاز، كي يكون الأحمر المعيّن هو ذلك الأحمر لا ما تقرّره الطابعة. وعلى كل ملف أن يحمل بيانات وصفية تحدّد أي نسخة من المعيار يدّعي الالتزام بها.

المستويات: أ وب و ي

للمطابقة مستويات، ومعانيها تختلف عن أرقام الإصدارات. المستوى الأساسي يضمن إعادة الإنتاج البصري: ستبدو الصفحة صحيحة إلى الأبد. والمستوى الأعلى، مستوى إتاحة الوصول، يشترط فوق ذلك بنية موسومة، أي وصفاً تقرؤه الآلة يحدّد أي نص عنوان وأيّه فقرة وأيّه خلية جدول وبأي ترتيب يُقرأ، إضافةً إلى ربط كل النص بترميز الحروف العالمي. وثمة مستوى وسيط يشترط ربط الحروف دون البنية الكاملة، أي أن النص يمكن البحث فيه واستخراجه بموثوقية حتى لو لم يكن المستند موسوماً بالكامل. وإنتاج المستوى الأعلى من مستند اعتباطي صعب فعلاً لأن الوسم عمل تحريري حقيقي، ولهذا تطلب الأرشيفات عملياً المستوى الأساسي في الغالب، ولهذا فإن جهةً تطلب المستوى الأعلى تطلب أكثر بكثير من جهة تكتفي بالأساسي.

أي إصدار تختار

جاء الإصدار الأول أشدّها صرامة: بلا شفافية وبلا طبقات وبلا ملفات مضمَّنة. ثم خفّف الإصدار الثاني ذلك فسمح بالشفافية والطبقات وصيغ صور أحدث وبتضمين ملفات أرشفة أخرى داخل حاوية. وأدخل الإصدار الثالث تغييراً مهماً بالسماح بمرفقات من أي نوع، وهكذا تعمل صيغ الفوترة الإلكترونية: صفحة فاتورة يقرؤها الإنسان وبداخلها ملف بيانات تقرؤه الآلة. أما الإصدار الرابع، المبني على جيل أحدث من صيغة PDF، فيرتّب المستويات ترتيباً أوضح. وما لم يطلب المستلم غير ذلك فالخيار الافتراضي المعقول هو الإصدار الثاني بالمستوى الأساسي: حديث بما يكفي لئلا يتشاجر مع شفافية مستندك، وصارم بما يكفي ليكون أرشيفاً حقيقياً، ومدعوم في كل أدوات التحقّق.

كيف تنتجه وفخّ الملفات الممسوحة

أغلب حزم المكاتب تصدّر مباشرةً إلى صيغة الأرشفة، عادةً عبر خانة اختيار في نافذة التصدير، وهذا أنظف طريق لأن المستند المصدر لا يزال يعرف ما هي عناوينه وما هي خطوطه. وتحويل ملف PDF قائم ممكن أيضاً بأدوات مخصّصة تضمّن الخطوط الناقصة وتحوّل الألوان وتزيل الخصائص الممنوعة. أما الفخّ فهو الملفات الممسوحة ضوئياً. فالصفحة الممسوحة المحوّلة إلى صيغة الأرشفة صحيحة تماماً في المستوى الأساسي: هي صورة، وستبدو كما هي إلى الأبد، والمعيار مستوفى. لكنها لا تحوي نصاً، فلا يمكن البحث فيها، والمستوى الأعلى بعيد المنال دون تعرّف ضوئي. وأرشفة خزانة ملفات كاملة كصور فقط تنتج مجموعة لا يجد فيها أحد شيئاً. فإن كان المطلوب أرشيفاً صالحاً للاستعمال لا محفوظاً فحسب، فمكان التعرّف الضوئي هو قبل التحويل، وناتجه يحتاج إلى مراجعة.

تحقّق ولا تفترض

كون الملف صُدِّر وخانة الأرشفة مؤشَّرة ليس دليلاً على المطابقة، وهنا تحديداً تُردّ أكثر الملفات المقدَّمة إلى الدوريات والمحاكم والأرشيفات العامة. توجد أدوات تحقّق، وأشهرها مفتوح المصدر، وهي تخبرك بالبند المخالف بالضبط. والأخطاء الشائعة مملّة ومتكرّرة: خط تعذّر تضمينه لأن رخصته تمنع ذلك، ومجموعة شفافية منسيّة في شعار، وفضاء ألوان بلا ملف تعريف، وبيانات وصفية ناقصة أو معطوبة، ونوع تعليق لا يقبله المعيار. ولكل واحدة منها إصلاح محدّد. وتشغيل أداة التحقّق قبل الإرسال يحوّل رفضاً بعد أسابيع إلى خمس دقائق الآن.

متى يكون هذا المعيار خياراً خاطئاً

هو صيغة أرشفة لا صيغة عمل، واستعماله افتراضياً له كلفته. لا يمكن تشفيره، فالمستند السرّي لا يمكن أن يكون ملف أرشفة محمياً بكلمة مرور؛ فالشرطان يتنافيان وعليك حماية الملف بطريقة أخرى، بأذونات مكان التخزين لا من داخل المستند. وتضمين كل الخطوط يكبّر الملفات، وأحياناً كثيراً. والنماذج التفاعلية والوسائط المتعددة هي بالضبط ما يزيله المعيار. والقاعدة الأمينة هي: استعمل صيغة الأرشفة حين يجب أن يبقى المستند مقروءاً بعد اختفاء البرنامج الذي أنشأه بزمن طويل، أو حين تطلبها جهة رسمية، واستعمل صيغة PDF العادية لكل ما لا تزال تعمل عليه. والتحويل في النهاية مرة واحدة أسهل بكثير من العيش داخل القيود طوال الوقت.

أين يقع الضغط من هذا كله

الأرشفة والحجم الصغير متوتّران، ومن الحكمة أن تقرّر عن قصد أيّهما تريد. فالضغط القوي للصور يرمي معلومات إلى الأبد، وهو بالضبط ما يُفترض أن يمنعه الأرشيف، ولذلك ينبغي ضغط نسخة الحفظ بتحفّظ شديد أو ألّا تُضغط أصلاً. والترتيب العملي ملفان: نسخة أرشفة أمينة في المخزن، ونسخة مضغوطة مشتقّة منها للبريد وللقراءة اليومية، تُعاد صناعتها كلما لزم. والخطأ أن تحتفظ بالنسخة المضغوطة وحدها وتسمّيها أرشيفاً؛ فهي ستُفتح في عام 2050 وسيظل ينقصها التفصيل الذي رميته اليوم.